1. Organisatie-inrichting

Uw organisatie kan bestaan uit diverse locaties, afdelingen en functies. Deze belangrijke organisatorische informatie kunt u vinden onder ‘organisatie’. Hier kunt u alle onderdelen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Ook zijn deze per onderdeel weergegeven in een lijst. Met andere woorden, uw organisatiestructuur is de basis voor de BOLbox. Daarom sluit onze applicatie altijd volledig aan op iedere organisatie!

Voordelen

• Direct inzicht in locaties, afdelingen en functies binnen de organisatie
• Met één druk op de knop zien waar welke medewerker bij hoort
• Overzichtelijke lijstweergave van uw gegevens
• Zelf bepalen welke data geëxporteerd wordt
• Eenvoudig gegevens exporteren naar Excel of pdf

2. Gegevens medewerker

Alle belangrijke gegevens van uw medewerker(s) staat in één overzicht. U kunt gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen. Zo kunt u altijd zien waar en in welke functie uw medewerkers werkzaam zijn. Daarnaast kunt u zien of zij bijvoorbeeld tot de BHV-organisatie behoren en/of eventueel Code 95 nascholing nodig hebben.

Voordelen

• Medewerkers overzichten eenvoudig printen of in Excel te exporteren
• Direct inzicht in status van de medewerkers, zoals in- of uit dienst
• Inzicht in kwalificaties, opleiding en voorlichting

3. Trainingsoverzicht medewerker

Hier ziet u alle benodigde trainingen die de medewerker nodig heeft om veilig en gezond te kunnen werken. Dankzij het stoplichtprincipe ziet u welke trainingen nog geldig zijn, bijna aflopen of (opnieuw) moeten worden behaald.

Trainingen kunnen worden toegevoegd in lijn met de werkzaamheden en wetgeving. Zo wordt strategisch traininen een fluitje van een cent.

Voordelen

• Trainingsoverzicht direct beschikbaar
• Diploma’s en deelnamebewijzen eenvoudig te uploaden
• Alle opleiders kunnen worden toegevoegd
• Direct inzicht in de trainingen voor Code 95

4. Plannen trainingen

Plannen en beheren van trainingen was nog nooit zo makkelijk. Voeg een opleidings-locatie toe en u bent klaar om te plannen, uit te nodigen en deelnemers te beheren. Iedere deelnemende medewerker ontvangt een e-mail of een automatisch gegenereerde brief met een uitnodiging voor de betreffende training.

Voordelen

• Medewerkers uitnodigen voor meerdere data tegelijk
• Uitnodigingen digitaal of per brief versturen
• Direct inzicht in geaccepteerde, geweigerde en niet beantwoorde uitnodigingen
• Direct inzicht in geplande training(en)
• Inzichtelijk aan welke criteria de training dient te voldoen
• Overzichten van trainingen exporteren naar Excel / PDF

5. Keuringen

Alle het gereedschap, materialen, materieel en tractiemiddelen kunt u toevoegen in de BOLbox. Ieder item moet gekeurd worden om te zorgen dat het gebruik ervan veilig en verantwoord is. Daarom moet u deze items op tijd laten keuren. Doordat wij een stoplichtprincipe hebben toegepast ziet u in één oogopslag welke keuringen nog geldig zijn, bijna aflopen of (opnieuw) moeten worden uitgevoerd.

Voordelen

• Inzicht in keurders, leveranciers en contactgegevens voor keuringen
• Overzichten van keuringen eenvoudig printen of exporteren naar Excel / PDF
• Direct inzicht in afkeur, afvoer en locatie van uw middelen
• Uw historie per keuringsitem met gemak inzien
• Keuringsrapporten per keuring toevoegen als bijlage

6. Bedrijfshulpverlening

Het onderdeel ‘bedrijfshulpverlening’ geeft u inzicht waarop BHV georganiseerd is binnen uw organisatie. Het laat een totaaloverzicht zien, maar ook per locatie, tot op het niveau van de mensen, middelen en procedures. Ook kunt u BHV-functies, brandblussers, verbandtrommels, AED’s en BHV-plannen toevoegen, aanpassen of verwijderen. Om BHV vlot te laten verlopen is het ook belangrijk om te oefenen (aangekondigd of onaangekondigd). Met de BOLbox kunt u dit makkelijk analyseren.

Voordelen

• Inzicht in het verloop van alle oefeningen
• Presentielijst voor iedere oefening genereren
• BHV-plannen zijn eenvoudig te uploaden of downloaden
• Inzicht in de actuele samenstelling, functies en kwalificaties van uw BHV-team

7. Registratie incidenten

Arbowet, artikel 9, stelt u verplicht om ongevallen te melden, registreren en onderzoeken, zodat gevaarlijke handelingen en situaties voortaan kunnen worden uitgesloten. Het gaat hierbij ook om agressie-incidenten. Geef aan dat er een (agressie-)incident heeft plaatsgevonden en u bent klaar voor verdere registratie, analyse en opvolging. Beheer van incidenten was nog nooit zo eenvoudig.

Voordelen

• Overzichten van incidenten(analyses) eenvoudig printen of exporteren
• Gedetailleerd online overzicht van elk (agressie-)incident
• Inzicht in de status van elk incident (gemeld, geregistreerd, geanalyseerd)
• Eenvoudig printen van lege registratieformulieren

8. Code 95 nascholing

Heeft u chauffeurs die beroepsmatig goederen en/of personen vervoeren? Dan moeten zij code 95 nascholing volgen. Binnen 5 jaar in totaal 35 uur, waarvan minimaal 7 uur praktijk nascholing. Maar om wie gaat het? Met welke opleidingen worden nascholingsuren behaald? Hoeveel uur hebben ze al? Hebben ze genoeg praktijkuren? Hoeveel tijd is er nog? Hier krijgt u duidelijkheid.

Voordelen

• Overzichten van Code 95-plichtige medewerkers eenvoudig printen of exporteren
• Direct inzicht in de actuele urenstatus praktijk / theorie per medewerker
• Direct inzicht in wanneer de code 95-periode afloopt
• Direct inzicht in bijbehorende opleidingen

9. Toolbox bijeenkomsten

Periodieke voorlichting en onderricht aan uw medewerkers is verplicht. Toolbox bijeenkomsten zijn daarvoor een prima instrument. Ze zijn kort, krachtig en gaan over één specifiek, aan het werk gerelateerd onderwerp. De diversiteit van uw toolboxmeeting wordt hier gecontroleerd, geregistreerd en beheerd.

Voordelen

• Direct inzicht in de behandelde en te behandelen onderwerpen
• Overzicht van de geplande toolbox bijeenkomsten
• Uw medewerkers direct uitnodigen om deel te nemen
• Voeg zelf toolbox onderwerpen toe met een bijlage
• Digitale registratie van de deelnemers

10. Persoonlijke beschermingsmiddelen

Alle benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) worden in een overzicht geplaatst. Locatie, uitgifte, vervanging, gebruik en geldigheid kunnen worden beheerd. Iedere PBM wordt gekoppeld aan een specifiek persoon. U kunt direct zien wie over welke PBM’s beschikt. Alle PBM’s kunt u eenvoudig laten aansluiten op de functierisico’s.

Voordelen

• Direct inzicht in uitgiftelijsten van PBM’s (wie, wanneer, waar)
• Onderhoud van PBM’s online beheren
• PBM’s worden gekoppeld aan specifieke medewerkers en functies
• In één oogopslag zien wat de status is van iedere PBM
• Overzicht van waar het item is opgeslagen

11. Vaccinaties medewerkers

Als een medewerker tijdens het werk de kans loopt om besmet te raken met bijvoorbeeld hepatitis of tetanus, dan moet u vaccinaties aanbieden om deze kans te minimaliseren. Bij het onderdeel vaccinatie geeft u aan welke medewerkers ingeënt zijn, waarvoor en met welke frequentie/geldigheid. Het beheer van inentingen is zodoende geborgd.

Voordelen

• Inzicht in medewerkers, functies en bijbehorende inentingen
• Inzicht in de geldigheidsduur van inentingen, in lijn met het PMO
• Overzichten creëren van aflopende inentingen per medewerker
• De inentingen worden ook toegevoegd aan het potfolio van de medewerker

12. Veiligheidsinstructies

U kunt uw veiligheidsinstructies gestructureerd beheren. De BOLbox maakt gebruik van een overzichtelijk en duidelijke mappenstructuur. Hier kunt u meerdere documenten uploaden of downloaden. Aan ieder document kunt u een versienummer toewijzen. Op die manier raakt u geen documenten kwijt en staat alles in één centraal systeem.

Voordelen

• Decentraal downloaden leidt niet tot verlies of verwijdering
• Mogelijkheid om papieren veiligheidsinstructies te digitaliseren en uploaden
• Centraal beheer van de wettelijk verplichte RI&E (als document) is mogelijk
• Alle belangrijke veiligheidsinstructies op één centrale plek
• Op elk werkplek hebben uw medewerkers de veiligheidsinstructies bij de hand